Emitir Nota Fiscal Eletrônica pelo GFIL – Primeiros passos

Emitir Nota Fiscal Eletrônica

Em primeiro lugar, é muito importante ressaltar que emitir nota fiscal eletrônica não é apenas um processo mecânico de utilização de um programa e efetuar cliques aqui e acolá ou digitar informações. É necessário inteirar-se detalhamente sobre o assunto, principalmente em relação à questão de impostos, prazos, conservação de arquivos XML, certificado digital, ambientes de homologação e ambiente de

produção, transmissão, cancelamento e inutilização de notas eletrônicas, etc. Enfim, pode-se dizer que nota eletrônica é um novo conceito na área empresarial/fiscal.
Por esses e outros motivos, nossa sugestão é que antes de iniciar na utilização de um dos módulos (NFe, NFCe ou NFSe) que o sistema GFIL disponibiliza, seja feita uma análise bastante detalhada e aprofundada de tudo o que envolve esse procedimento, principalmente para se evitar multas e transtornos em despachos de mercadorias a clientes.
Abaixo serão elencados alguns passos que, se seguidos, com certeza vão auxiliá-lo em muito nesse novo processo de emissão de nota fiscal eletrônica.
Questões relacionadas a legislações, destaque de impostos, enquadramento de operações fiscais, ou qualquer orientação na parte fiscal, normas sobre como e por quanto tempo conservar os XML gerados, compra, instalação e manutenção de certificados digitas. Enfim tudo aquilo que não for especificamente a operacionalidade do sistema GFIL, deverão ser esclarecidas com profissionais de cada área (contador, TI, …).
Muito bem, vamos aos passos:

1. 1. Marcar uma reunião com o responsável pela contabilidade da empresa, o dono da empresa e todas pessoas que operarão o programa de emissão de nota fiscal eletrônica. Nessa reunião esclarecer com o contador toda a parte que lhe diz respeito (leis e normas afins, prazos diversos, lançamentos(destaques) de impostos, forma de enquadramento da empresa em relação ao Regime Tributário, CFOPs, testes de notas em ambiente de homologação exigidos pela SEFAZ à qual a empresa está vinculada, providências necessárias na receita estadual, etc.);
   2. Adquirir um certificado digital de instituição devidamente autorizada para tal. Alguns exemplos: Correios, CEF, SERASA. Obs: o módulo de NFe do GFIL aceita ambos os modelos de certificados, A1 e A3. A empresa deve certificar-se de que terá um técnico de informática para assessoramento na parte de instalação e configuração de certificado;
   3. Efetuar todos os testes ainda em ambiente de homologação. A quantidade de testes variam de estado (SEFAZ) para estado, no caso de nota de produtos e de município para município, no caso de nota de serviços. É preciso verificar com o contador da empresa ou mesmo com a SEFAZ (do estado ou do município) a fim de saber quais os testes que você deve fazer em ambiente de homologação;
   4. Após efetuados os testes e sua empresa decidir que o GFIL será o programa de emissão de NFe ou NFCe ou NFSe da empresa, registrar a licença de uso tanto do GFIL, como dos módulos de nota eletrônica que a empresa for utilizar;
   5. É imprescindível manter o Windows sempre atualizado, inclusive com todos os updates disponibilizados.